Grundejerforeningen
Skæring Sandager Øst

 
  Forside
Tilbage
Regnskab 2002
Budget 2003
 

Generalforsamling 2003

   

Referat af generalforsamling tirsdag den 18. februar 2003

Tirsdag den 18. februar 2003 blev der afholdt ordinær generalforsamling i Grundejerforeningen Skæring Sandager Øst i Egå Kirkes lokaler.

Dagsorden i henhold til vedtægterne:

1. Valg af dirigent
2. Bestyrelsens beretning om det forløbne år
3. Aflæggelse af regnskab underskrevet af bestyrelsen og revisor
4. Rettidigt indkomne forslag
5. Fremlæggelse af budget og fastsættelse af kontingent til godkendelse
6. Valg af bestyrelsesmedlemmer samt suppleanter
7. Valg af 2 revisorer
8. Valg af revisorsuppleant
9. Eventuelt

1. Valg af dirigent

Bestyrelsen foreslog valg af Jesper Lund (nr. 57), der blev enstemmigt valgt.

Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indvarslet og beslutningsdygtig i henhold til foreningens vedtægter.

2. Bestyrelsens beretning om det forløbne år

Bestyrelsen aflagde beretning for det forløbne år, der i hovedtræk kan gengives således:

Grønne områder

Der er indgået en 4-årig aftale med vor anlægsgartner med en årlig vedligeholdelsesudgift på 50.000 kr. Aftalen løber fra 1. april 2002 til 31. marts 2006, og omfatter græsklipning, beskæring af træer og buske en gang årligt, gasbrænding af brostenskanter og flisebelægninger samt nyplantning af 200 planter/buske pr. år. 

Det er planen, at den nuværende beplantning i aftaleperioden udskiftes, med en beplantning der lukker af for bunden, og således er medvirkende til at hæmme væksten og synligheden af ukrudt.  

Mirabellehækken på stamvejen, fra Skæring Hedevej op til første sidevej, er i samarbejde med grundejerne på stykket blevet klippet i ensartet højde og præg, hvilket bestyrelsen vurderer har givet et pænt resultat, som vi glæder os til at se det fulde resultat af i foråret. Grundejerforeningen har betalt for en forholdsmæssig andel, svarende til det fællesareal der støder ud til stamvejen. 

Legeplads

Som de fleste nok har opserveret trænger vor legeplads til en snarlig istandsættelse, idet overbjælken på gyngestativet er knækket, ligesom en stor del af træværket på legehus trænger til udskiftning. Tømrer er bestilt, og disse udbedringer vil blive gennemført hurtigst muligt. Bestyrelsen efterlyser i denne forbindelse ønsker om nye ting på legepladsen, og eventuelle forslag kan meddeles Frands Hollænder (nr. 49), hvorefter bestyrelsen vil vurdere disse. På generalforsamlingen fremkom der forslag om en vippe samt en klatrevæg/kravlenet. 

Herudover er der bestilt nye net til vores håndboldmål, ligesom det er besluttet at nedtage stander til basketkurv på græsarealerne ud mod busvejen. 

Trafik på Skæring Hedevej 

Bestyrelsen har i årets løb drøfter den stigende trafikale belastning af Skæring Hedevej, og har besluttet at tage kontakte til de øvrige grundejerforeninger i området, med henblik på en fælles indsats overfor kommunen omkring etablering af effektive fartdæmpende foranstaltninger, idet vi vurderer, at de nuværende chikaner ikke virker efter hensigten. Bestyrelsen vil arbejde videre med dette punkt i det kommende år. 

Busvendeplads ved busvejen 

Bestyrelsen har i 2002 modtaget en ”uofficielt” henvendelse fra Århus Sporveje og Århus Kommune omkring etablering af busvendeplads i forbindelse med busvejen, idet man planlægger at linie 16 skal have endestation her, således at busdækningen for området forøges. Det er efterfølgende meddelt at sagen midlertidig er stillet i bero. 

Med udgangspunkt i de modtagne tegninger, har bestyrelsen drøftet beliggenheden af en eventuel vendeplads, og er enige om, at den foreslåede placering midt på busvejen ud for vore grønne områder vil være uhensigtsmæssigt. 

Vi vil derfor tage kontakt til Århus Sporveje/Kommunen med henblik på at påvirke en eventuel senere gennemførelse af planen, idet bestyrelsen gerne så vendeplads og tilhørende skur/opholdsrum lagt helt nede ved Skæring Hedevej. I forbindelse hermed kunne der jo passende etableres en fartdæmpning på Skæring Hedevej.  

Sommerfest 

I forlængelse af den aflyste sommerfest for 2001, blev det udsendt spørgeskema til foreningens medlemmer omkring ønsker til form og indhold af fremtidige fester i regi af grundejerforeningen. Bestyrelsen modtog 7 tilbagemeldinger på dette skema, og uanset flere positive tilkendegivelser blandt disse, måtte den meget ringe besvarelsesprocent tolkes som en generel manglende interesse for at opretholde sommerfesten.  

På dette grundlag besluttende bestyrelsen ikke at gennemføre nogen fest i 2002. 

Bestyrelsen vil i stedet afholde et arrangement for grundejerforeningens børn den 30. august 2003. Der blev på generalforsamlingen efterlyst personer til hjælp med tilrettelæggelse og gennemførelse af dette arrangement, og der blev nedsat en arbejdsgruppe bestående af følgende personer: 

Jørgen Christensen (nr. 59) - medlem af bestyrelsen

Henrik Kjærsgaard (nr. 81)

Bjørn Thomsen (nr. 73)

Anette Thorsager (nr. 19)

Bodil Hytting Villumsen (nr. 21) 

Gennemført renovering af fællesvej i 2002 

Belægningen på fællesvejen er som bekendt blevet udskiftet i 2002, og der bliver gennemført 1 års gennemgang i 2003. I forbindelse hermed vil dæksler i vejen blive hævet. Vejen virker i øjeblikket meget ru/ruflet, men ifølge det oplyste skulle dette udjævne sig når det bliver varmere i vejret. 

Omkostningen til udskiftning af belægning mv. har i alt udgjort ca. 111.000 kr. hvoraf vores andel udgjorde 49.000 kr. Heraf blev 34.484 kr. dækket af vor opsparing til vedligeholdelse af fællesveje pr. 1. januar 2002. 

Der er i 2002 endvidere foretaget genplantning af knækkede træer langs fællesvejen. Vi har i 2003 uventet modtaget erstatning fra den unge mand der knækkede træerne. Denne erstatning skal deles med de øvrige grundejerforeninger i henhold til den vedtagne fordelingsnøgle for området. 

Renovering af egne veje 

Bestyrelsen har i 2002 fortsat forhandlingen med kommunen omkring udbedring af vores egne veje, og sagen har således nu kørt siden 1995. 

Vi er ultimo året nået til principiel enighed med Juridisk-Teknisk Kontor i Magistratens 2. afdeling om en løsning af sagen, og kommunen tilbyder at betale 4/16 af den samlede udgift til udskiftning af belægningen, ligesom de betaler en tilsvarende andel af de udgifter vi har anvendt på båndforsegling af vejene i 1998 og 2002. 

På grundlag af den indgåede aftale kan det forventede tilskud fra Århus Kommune opgøres således: 

Asfaltbelægning

303.337

 

Moms

75.834

 

Båndforsegling 2001, incl. moms

26.730

 

Båndforsegling 2002, incl. moms

18.750

 

 

 

 

Beregnet tilskudsberettiget beløb

424.651

 

 

 

 

 

 

 

Tilskud, 25% heraf

106.163

 

 

 

 

Den løsning Århus Kommune vil yde tilskud til, omfatter imidlertid en belægning på stamvejen svarende til den belægning vi netop har fået lagt på fællesvejen, mens de enkelte boligveje vil blive belagt med en glat asfaltbelægning.  

Af hensyn til at sikre en ensartet fremtræden af vore veje samt hensynet til kvarterets børn, ønsker bestyrelsen samtlige veje belagt med en glat asfaltbelægning lig den der ligger nu, og har derfor indhentet et alternativt tilbud fra NCC, som anført nedenfor: 

Tilbudssum NCC

336.975

 

Rabat, 2%

-6.740

 

 

 

 

 

330.235

 

Moms

82.559

 

 

 

 

I alt

412.794

 

 

 

 

Merprisen på asfaltbelægningen, som grundejerforeningen selv må betale 100% kan således opgøres til 33.623 kr., og den samlede pris for grundejerforeningen efter fradrag af tilskud kan opgøres til 306.631 kr. 

På nuværende tidspunkt mangler sagen alene godkendelse i byrådet. Der er således stadigt en politisk usikkerhed omkring en endelig godkendelse at tilskuddet fra kommunen.

Såfremt vi opnår byrådets godkendelse, og projektet gennemføres i 2003, kan nettoomkostningen på 306.631 kr. dækkes af vor vejfond, der pr. 31. december 2002 udgør 329.520 kr., jf. det udsendte årsregnskab.

Såfremt vi ikke opnår tilskud fra kommunen vil udskiftningen af asfalten blive udskudt til 2004 eller 2005, idet vejfonden ved udgangen af 2003 kun vil udgøre DKK 367.000, jf. det udsendte budget for 2003, og således ikke kan dække den forventede totale udgift på DKK 413.000.

Bestyrelsen vil derfor foreslå, at kontingentet til grundejerforeningen fastholdes på 2.000 pr. husstand pr. år.

Når vi forhåbentligt opnår endeligt tilsagn fra byrådet, vil der blive indkaldt til ekstraordinær generalforsamling, jf. vedtægternes § 9, med henblik på at tage endelig beslutning om igangsætning af asfaltudskiftningen. Beslutningen herom kræver, jf. § 11 at forslaget vedtages med 2/3 af de afgivne stemmer.

Ovenstående løsning omfatter ikke vore stier, og kommunen har ikke villet yde tilskud til renovering af disse. Bestyrelsen er af den opfattelse, at udbedringen af stierne kan vente, idet den gennemførte båndforsegling bør sikre en levetid på yderligere nogle år. Det overvejes dog at hjemtage tilbud på udskiftning af belægning til fremlæggelse på den ekstraordinære generalforsamling.

Bestyrelsens beretning blev godkendt uden bemærkninger.

3. Aflæggelse af regnskab underskrevet af bestyrelsen og revisor 

Foreningens kasser gennemgik det reviderede og af bestyrelsen godkendte regnskab

Et medlem af grundejerforeningen har i 2002 indbetalt 1.000 for meget i kontingent, og det har ikke været muligt af fastslå hvem. Beløbet kan tilbagebetales mod forevisning af indbetalingskvitteringer eller anden dokumentation ved henvendelse til foreningens kasser (Frands Hollænder) 

Regnskabet udviste et overskud på 42.403 kr. og en egenkapital på 369.619 blev  godkendt uden bemærkninger. 

4. Rettidigt indkomne forslag 

Der var ikke fremkommet forslag til behandling under dette punkt. 

5. Fremlæggelse af budget og fastsættelse af kontingent til godkendelse 

Foreningens kasser gennemgik det fremlagte budget

Under hensyntagen til den usikkerhed der fortsat er tilknyttet gennemførelsen af renoveringen af vore indre veje, som beskrevet under bestyrelsens beretning, blev det foreslået at fastholde kontingentet på 2.000 kr. pr husstand pr. år. 

Budgettet samt kontingentet for 2003 blev godkendt uden bemærkninger 

6. Valg af bestyrelsesmedlemmer samt suppleanter 

På valg til bestyrelsen var Frands Hollænder (nr. 49) og Søren Jensen (nr. 35). Bestyrelsen foreslog genvalg. Generalforsamlingen genvalgte begge kandidater.  

På valg som suppleant til bestyrelsen var Claus Nielsen (nr. 105) og Claus Haase (nr. 67). Bestyrelsen foreslog genvalg. Generalforsamlingen genvalgte begge kandidater.  

7. Valg af 2 revisorer 

På valg var Henrik Svendsen (nr. 37) og Peter Øst (nr. 85). Bestyrelsen foreslog genvalg. Generalforsamlingen genvalgte begge kandidater. 

8. Valg af revisorsuppleant 

På valg var Erling Terp Paulsen (43). Bestyrelsen foreslog genvalg. Generalforsamlingen genvalgte Erling Terp Paulsen. 

9. Eventuelt 

Hundeefterladenskaber 

En hundeejer opfordrede alle andre hundeejere i området til, at blive bedre til at samle efterladenskaber op efter deres hunde. Hun ville endvidere gerne høre, om det var muligt for grundejerforeningen at opstille stativer med hundeposer og affaldsspande i området. 

Bestyrelsen oplyste, at man ikke umiddelbart så nogen mulighed for at opstille og vedligeholde sådanne stativer, men at man gerne ville undersøge hvordan andre villakvarterer håndterer denne sag. 

Bestyrelsen skal dog kraftigt opfordre alle hundeejere til at ”samle op” efter deres hunde, så alle, børn som voksne, kan færdes frit i de grønne områder, uden at komme hjem med ubehageligheder på sko eller tøj. Bestyrelsen vil endvidere lade denne opfordring gå videre til de øvrige grundejerforeninger. 

Rågekoloni 

En villaejer gjorde opmærksom på, at han fandt, at rågekolonien i den lille ”skov” var blevet meget stor, og ville høre om der kunne gøres noget ved dette problem. Det blev oplyst, at der løbende foretages udtynding af flokken af jæger udsendt af naturforvaltningen, og at det var bestyrelsens opfattelse, at der ikke kunne gøres yderligere for at begrænse kolonien.

Indbrud 

Der blev forespurgt til, om der fortsat blev konstateret indbrud i kvarteret.  

Det blev oplyst, at der inden for en kort periode før generalforsamlingen var konstateret såvel indbrud som tyveri af biler i kvarteret. Bestyrelsen skal således opfordre til, at man med sine naboer indbyrdes aftaler opsynsordninger under ferier ol. 

Fart på fællesvej og egne veje 

Der var fortsat konstateret problemer omkring for høj fart på fællesvejen og vore egne veje. Muligheden for at etablere fartdæmpende foranstaltninger på fællesvejen blev drøftet, men denne løsning vurderes ikke umiddelbar tilgængelig. 

Bestyrelsen skal opfordre alle til at holde en forsvarlig fart på vore områder af hensyn til vores egne og naboens børn. Bestyrelsen vil ligeledes lade denne opfordring gå videre til de øvrige grundejerforeninger. 

Snerydning 

Der blev stillet spørgsmål til snerydningen i kvarteret, idet det var konstateret, at vendepladsen ud for nummer 65 - 67 ikke var blevet ryddet. Vor snerydning foretages af en privat vognmand/landmand, der tilkaldes efter behov. Det var bestyrelsens opfattelse at ordningen havde fungeret tilfredsstillende i denne vinter, men skulle naturligvis beklage hvis der var områder der ikke var blevet ryddet ordentligt. Såfremt der er andre der har konstateret lignende problemer hører vi gerne nærmere. 

Det blev ligeledes præciseret, at snerydningsaftalen ikke omfatter vores stier, og at ansvaret for rydning heraf må påhvile den enkelte grundejer med grund ud til stierne. 

Referat godkendt af bestyrelsen den     /     2003 

Ove Møldrup                                             Søren Jensen                                          Frands Hollænder

formand                                                    

 

Jørgen Christensen                                     Morten Munk Rasmussen

 

Referat godkendt af dirigent den    /       2003

Jesper Lund